Новое в электронном документообороте

В Трудовой кодекс внесены изменения, касающиеся электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Президент подписал Федеральный закон, которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации, касающиеся электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Глава 2 главного закона страны о труде дополнена 3-мя новыми статьями, а также внесены изменения в правила оформления на работу (ст. 68 ТК РФ) и статью, регулирующую условия дистанционной работы.

Так как новый закон — объёмный документ и изложен на 18 листах, наш правовой инспектор труда Надежда Титова подготовила для вас краткий обзор. Он также интересен из-за того, что в нём отмечается роль первичной профсоюзной организации в процессе установления и реализации электронного документооборота.

Обзор:

Нововведения предусматривают следующие изменения:

— возможность осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений путём создания, подписания, использования и хранения документов, связанных с работой, в электронном виде (без дублирования документов на бумажном носителе);

— установление порядка и осуществления введения электронного документооборота;

— установление особенностей использования электронных подписей работника и работодателя;

Обращаем внимание, что работодатель вправе, а не обязан принять решение о введении электронного документооборота.

При принятии такого решения электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта, который принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, и который содержит:

— сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный

документооборот;

— порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

— перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;

— срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Порядок осуществления электронного документооборота также утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ, и может предусматривать:

— сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

— порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);

— исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;

— процедуры взаимодействия работодателя с выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.

Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника.

Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

В целях наиболее гибкой адаптации работников старшего поколения к новым формам организации трудовых отношений Федеральным законом устанавливается условие о том, что взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота работника или лица, принимаемого на работу, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года имеется трудовой стаж, осуществляется только с письменного согласия такого работника или лица, принимаемого на работу.

Согласие не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

Обращаем внимание, что Федеральным законом установлено, что электронный документооборот не применяется:

— в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой

деятельности работников;

— акта о несчастном случае на производстве;

— приказа (распоряжения) об увольнении работника;

— документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Статья 3121 ТК РФ, регулирующая дистанционную работу, дополнена условием, что работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота .

Также федеральный закон внес изменения и в ст . 68 ТК РФ «Порядок оформления на работу».

Теперь работодатель вправе, а не обязан издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

С федеральным законом Вы можете ознакомиться здесь.